モチタン辞典 › 読みもの › 書き方・表記 › 英語メールの返信フレーズ

メール返信英語の例文集と基本型

了解しました英語ビジネスメール

ビジネスメールで「了解しました」「承知しました」と返信する際、相手との関係性や状況によって選ぶべき英語表現は異なります。日本語の「了解」を直訳してI understand.とだけ返すと、「意味は把握した」という個人的な理解を示すにとどまり、業務上の引き受けや受領確認としては硬すぎたり冷たく響いたりすることがあります。

相手が社外の取引先・顧客なのか、社内の上司や同僚なのかに応じて使い分けることが重要です。

相手・関係性	おすすめフレーズ	ニュアンス・丁寧度
顧客・社外（最丁寧）	Certainly. We will proceed accordingly.	「承知いたしました。その通りに進めます」という確実な引き受け。
顧客・社外（標準）	Thank you for the update. Duly noted.	「ご連絡ありがとうございます。確かに承知いたしました」という正式な受領。
上司・役員（丁寧）	Understood. I will take care of it right away.	「承知いたしました。直ちに対応いたします」という指示受け。
同僚・部下（簡潔）	Noted with thanks!	「了解しました、ありがとう！」という日常的な合意。
同僚（短文）	Will do!	「やっておきます！」という気軽な引き受け。

具体的な使い分けの判断基準は次の通りです。

• Certainly.：取引先や顧客に対して最も安全で格式の高い承諾表現です。依頼や指示を快く引き受ける際に単体または文頭で用いられます。
• Duly noted.：連絡事項や指摘を「正式に記録・把握した」という意味合いを含み、重要事項の受領報告に適しています。
• Understood.：上司からの業務指示や方針説明に対して「把握しました」と端的に答える場面で重宝します。
• Noted with thanks.：社内プロジェクトやチームチャットに近い感覚の日常連絡で、受領と感謝を同時に表せる実務的な表現です。

単語と例文をアプリで定着させるなら、単語アプリ「モチタン」単語アプリ「モチタン」なら、ゲームで覚えられます。まちがえた単語は苦手単語帳にまとまります。無料で試す

英語ビジネスメール返信の基本型

英語のビジネスメール返信は、構成要素の配置順序があらかじめ定型化されています。次の5つのステップを押さえるだけで、どのような用件であっても論理的で読みやすい返信文を作成できます。

1. 宛名（Salutation）：相手の名前を正確に記載します。
2. 書き出し（Opening / Appreciation）：直前の連絡に対する受領と感謝を伝えます。
3. 用件（Main Body）：承諾、回答、提案など、返信の核となる情報を結論から書きます。
4. 締めの言葉（Call to Action / Closing sentence）：今後の段取りや追加質問への対応姿勢を示します。
5. 結び・署名（Sign-off & Signature）：敬辞を添えて自分の氏名・所属を記します。

構成要素	フォーマル（社外・重要案件）	ニュートラル／カジュアル（日常業務・社内）
1. 宛名	Dear Mr. Smith,	Hi Sarah,
2. 書き出し	Thank you for your email regarding [Project Name].	Thanks for getting back to me so quickly.
3. 用件	I am writing to confirm our availability for the proposed meeting.	Regarding the schedule, Wednesday works best for us.
4. 締め	Please let us know if you require any further information.	Let me know if you have any questions.
5. 結び	Sincerely, / Best regards,	Regards, / Best,

書き出しのフレーズは、相手からの直近のメール内容に応じて使い分けると自然なやり取りになります。

• Thank you for your prompt reply.（素早いご返信をいただきありがとうございます。）
• Thank you for contacting us.（お問い合わせいただきありがとうございます。）
• Thank you for following up.（進捗のご確認をいただきありがとうございます。）

reply返事をするrespond返答するget back to〜に戻るpromptlyただちにcertainly確かにfollow up経過を確認する

英語メール返信の日程調整文面

日程調整の返信では、相手が提示した日時を受け入れる場合と、都合がつかず別の日時を再提案する場合とで書き方が分かれます。空欄部分を実務に合わせて埋めるだけでそのまま使えるテンプレートです。

提案された日程を承諾する場合のテンプレート

相手が提示した日時に合意する際は、どの日時を確定させたのかを本文中に明記し、認識の食い違いを防ぎます。

Subject: Re: Meeting Schedule for [Project Name]

Dear [Name],

Thank you for your email.

I would be pleased to meet with you at the proposed time. [Day, Month Date, at Time, Time Zone] works perfectly for me.

Could you please send over a meeting link when convenient?

I look forward to speaking with you then.

Best regards,
[Your Name]
[Your Title]

（日本語訳：件名：Re: [案件名]のミーティング日程について／[氏名]様／メールをいただきありがとうございます。ご提案いただいた日時にて喜んでお伺いいたします。

[月日時・タイムゾーン]で問題ございません。ご都合の良い際にご案内リンクをお送りいただけますでしょうか。当日お話しできることを楽しみにしております。敬具／[あなたの氏名]／[役職]）

日程が合わず再調整を提案する場合のテンプレート

都合がつかない場合は、まず辞退の理由を簡潔に述べ、即座に2〜3つの代替候補日時を提示します。

Subject: Re: Meeting Schedule for [Project Name]

Dear [Name],

Thank you for your invitation to meet.

Unfortunately, I have a prior engagement on the date you suggested. Would any of the following times suit your schedule?

- [Option 1: Day, Month Date, Time - Time]
- [Option 2: Day, Month Date, Time - Time]

If none of these work for you, please feel free to suggest an alternative date and time.

Thank you for your understanding.

Best regards,
[Your Name]
[Your Title]

（日本語訳：件名：Re: [案件名]のミーティング日程について／[氏名]様／お打ち合わせのご案内をいただきありがとうございます。あいにくご提案いただいた日程には先約が入っております。

次の候補時間の中でご都合のよろしいものはございますでしょうか。［候補1］［候補2］。いずれも合わない場合は、別のご都合をお知らせいただけますと幸いです。

ご理解のほどよろしくお願いいたします。敬具／[あなたの氏名]／[役職]）

日程調整以外の連絡でも役立つ表現は、会議・メールの英単語で確認できます。

次の疑問候補日の提示から変更依頼までやり取りを一通り確認したい場合は、日程調整のビジネス英語メールで流れを整理できます。

問い合わせ対応の英語返信メール

顧客や取引先からの問い合わせに対する返信では、「質問への回答」「補足資料の案内」「追加対応の窓口提示」を明快に整理することが求められます。即答できる場合と、調査に時間がかかる場合（一次返信）の文例を用意しました。

質問や見積もり依頼に即答する場合のテンプレート

Subject: Re: Inquiry regarding [Product/Service Name]

Dear [Name],

Thank you for reaching out to us regarding [Product/Service Name].

Regarding your question about [Topic], [Direct Answer / Explanation]. Please find attached our detailed product brochure and current price list for your reference.

Should you have any further questions or require a formal quotation, please do not hesitate to contact me.

Sincerely,
[Your Name]
[Your Title]
[Company Name]

（日本語訳：件名：Re: [製品／サービス名]に関するお問い合わせ／[氏名]様／[製品／サービス名]についてお問い合わせいただきありがとうございます。

[項目]に関するご質問につきましては、[直接の回答]でございます。ご参考までに、詳細なパンフレットと最新の価格表を添付いたしましたのでご確認ください。

追加のご質問や正式なお見積もりが必要な場合は、遠慮なくご連絡ください。敬具／[あなたの氏名]／[役職]／[会社名]）

社内確認や調査が必要な場合の一次返信テンプレート

回答に日数を要する場合、返信を保留せず「受領したこと」「確認中であること」「いつまでに連絡するか」を伝える一次返信を即座に行います。

Subject: Re: [Inquiry Title] - Confirmation of Receipt

Dear [Name],

Thank you for contacting us.

We have received your inquiry regarding [Topic]. We are currently looking into this matter with our technical team to provide you with an accurate answer.

We will get back to you with an update by [Day, Month Date]. Thank you for your patience in the meantime.

Best regards,
[Your Name]
[Your Title]

（日本語訳：件名：Re: [問い合わせ件名] - 受領のご連絡／[氏名]様／ご連絡いただきありがとうございます。[項目]に関するお問い合わせを確かに受け取りました。

正確な回答をお伝えできるよう、現在技術チームとともに本件を確認しております。[月日]までに進捗をご連絡いたします。それまで少々お待ちいただけますようお願いいたします。敬具／[あなたの氏名]／[役職]）

依頼や招待への承諾とお断り

業務依頼、講演や会合への招待を受けた際の返信では、承諾時は前向きな姿勢を明確にし、辞退時は感謝を述べつつ角を立てずに断る配慮が必要です。

依頼や招待を快く承諾する場合

Subject: Re: Invitation to [Event/Project Name]

Dear [Name],

Thank you very much for inviting me to [Event/Project Name].

I would be delighted to accept your invitation. Please let me know if there are any preparations or materials I should review in advance.

I look forward to working with you on this initiative.

Sincerely,
[Your Name]
[Your Title]

（日本語訳：件名：Re: [イベント／案件名]へのご案内について／[氏名]様／[イベント／案件名]へお招きいただき誠にありがとうございます。

喜んでご案内をお受けいたします。事前に確認しておくべき準備や資料がございましたらお知らせください。本件でご一緒できますことを楽しみにしております。敬具／[あなたの氏名]／[役職]）

依頼や招待を丁寧に辞退・お断りする場合

Subject: Re: Invitation to [Event/Project Name]

Dear [Name],

Thank you very much for considering me for [Event/Project Name].

While I greatly appreciate the opportunity, I regret to inform you that I am unable to accept due to existing commitments at this time.

I hope the event is a great success, and I hope we will have another opportunity to collaborate in the near future.

Best regards,
[Your Name]
[Your Title]

（日本語訳：件名：Re: [イベント／案件名]へのご案内について／[氏名]様／[イベント／案件名]にお声がけいただき誠にありがとうございます。

大変光栄なお話ではございますが、あいにく現行の業務スケジュールとの調整がつかず、今回はお引き受けすることが叶いません。本イベントのご成功をお祈り申し上げますとともに、近い将来また別の機会にご一緒できますことを願っております。敬具／[あなたの氏名]／[役職]）

返信遅延とお詫びの表現集

業務上の都合や休暇などで返信が遅れてしまったときは、言い訳を長く書くのではなく、書き出しで端的に謝罪を述べてから用件に入ります。

状況・遅延の度合い	推奨フレーズ	日本語訳
数日〜標準的な遅れ（万能）	Apologies for the delayed response.	返信が遅くなり申し訳ございません。
フォーマル（取引先向け）	Please accept my apologies for the delay in getting back to you.	ご返信が遅れましたことを深くお詫び申し上げます。
休暇明けの遅延	Thank you for your patience while I was out of the office.	不在の間、お待ちいただきありがとうございました。
急ぎの案件に対する遅延	I apologize for not replying sooner.	もっと早く返信できず申し訳ありません。

実際のビジネスメールでは、Sorry for the late reply.は同僚間や親しい関係でのみ用い、社外の顧客や上司にはApologies for the delay in responding.やThank you for your patience.を使うのが一般的です。

謝罪表現の直後にRegarding your question,...（ご質問の件ですが）と続けると、滞りなく本題に移行できます。

ビジネスメール返信の催促マナー

相手から返信が来ないときの催促（リマインド）は、相手の事情を気遣いながら段階的にトーンを変えるのが鉄則です。件名には「Re:」を残したまま[Reminder]や[Following up]を文頭に追記すると、過去の文脈を保ちながら注意を引くことができます。

1回目の催促：確認のためのソフトなリマインド

送信から数営業日経過した段階では、相手が見落としている可能性を考慮し、柔らかく確認します。

Subject: [Reminder] Re: [Original Subject]

Dear [Name],

I hope this email finds you well.

I am just writing to follow up on my previous email sent on [Date] regarding [Topic]. I wanted to ensure you received it safely.

Please let me know if you have any questions or if you need any additional information from my side.

Best regards,
[Your Name]

（日本語訳：件名：[催促] Re: [元の件名]／[氏名]様／お健やかにお過ごしのことと存じます。[月日]に送信いたしました[用件]に関するメールの確認でご連絡いたしました。無事に届いておりますでしょうか。ご不明点や追加で必要な情報がございましたら、いつでもお知らせください。敬具／[あなたの氏名]）

2回目の催促：期限が迫っているフォーマルな催促

業務上の締切が近づいている場合は、具体的な期日を明記して判断や返信を促します。

Subject: Urgent: Following up on [Topic] - Action Required by [Date]

Dear [Name],

I am following up on my emails sent on [Date 1] and [Date 2] regarding [Topic].

As we need to finalize the schedule by [Deadline Date], could you please review the attached document and provide your feedback by [Time, Date]?

If you need more time to review, please let us know as soon as possible.

Thank you for your cooperation.

Sincerely,
[Your Name]

（日本語訳：件名：至急：[用件]のご確認のお願い - [月日]までのご対応／[氏名]様／[用件]に関して[日付1]および[日付2]にお送りしたメールの進捗確認でご連絡しております。

[締切日]までに日程を確定させる必要がございますため、添付資料をご確認の上、[月日時]までにご意見をいただけますでしょうか。確認にお時間が必要な場合は、お早めにお知らせください。ご協力ありがとうございます。敬具／[あなたの氏名]）

次の疑問急ぎの確認や再度の連絡で角を立てずに伝えたいときは、催促・督促の英語ビジネスメールの書き方が役立ちます。

英語でメール返信のマナーとトーン

英語のメール返信では、件名の扱い方や相手のトーンに合わせた言葉遣いを選ぶことが実務上のマナーとなります。

件名「Re:」の扱いと送受信のルール

• 件名は基本的に変更しない：返信時はシステムが自動付与するRe:をそのまま残します。スレッド機能が維持され、相手が過去のやり取りを検索しやすくなるためです。ただし、プロジェクト全体の話題が完全に別の議題へと切り替わった場合のみ、新しい件名に変更します。
• CCとBCCの使い分け：送信元の宛先に複数名が入っている場合、関係者全員に共有すべき情報は「全員に返信（Reply All）」を用います。個別連絡に切り替える際や、第三者を一時的に参照に入れる際はI have moved [Name] to BCC.（[氏名]様をBCCに移しました）と本文の冒頭に注記するのがスマートな配慮です。

返信不要を伝えるフレーズ

情報共有のみで相手に返信の手間をかけさせたくないときは、メールの末尾に次のフレーズを添えます。

• No reply is necessary.（返信は不要です。）
• Please do not feel obliged to reply.（どうぞご返信には及びません。）
• This is for your information only, so no response is needed.（情報共有のためのご連絡ですので、ご返信は不要です。）

フォーマルとカジュアルの使い分け判定表

項目	フォーマル（社外・新規・重要顧客）	カジュアル（社内・同僚・親しい顧客）
宛名	Dear Mr. Johnson,	Hi Mike, / Hello team,
感謝	Thank you for your email.	Thanks for the note!
承知	Certainly. We will handle this promptly.	Sure thing, on it!
結び	Sincerely, / Best regards,	Best, / Cheers,

返信時の丁寧度は「相手から届いたメールのトーンに合わせる」のが最も安全な基準です。相手がDear [Family name]で始めていればフォーマルに、Hi [First name]で始めていれば自分もHi [First name]で返すことで、違和感のない距離感を保つことができます。

メール全体の語彙力を強化したいときは、ビジネス英語の英単語も参考にしてください。

よくある質問

Q. replyとrespondの違いは何ですか？

どちらも「返信する」を意味しますが、replyは言葉やメールそのものを「打ち返す」という動作に焦点があります。一方、respondは質問や要望に対して「中身を伴って対応・応答する」ニュアンスを持ち、ビジネスではより正式な響きを持ちます。

Q. 「取り急ぎ」は英語メールでどう書きますか？

「取り急ぎご連絡まで」はJust a quick note to confirm that...やThis is a quick update to let you know that...と表現します。直訳的な表現を避け、用件を手短に共有する前置きとして配置します。

Q. 返信の結び（結語）のカンマは必須ですか？

英語ビジネスメールでは、Best regards,やSincerely,の末尾にカンマを置き、改行して自分の署名を入れるのが一般的な記法ルールです。ただし、英国式などの一部スタイルでは省略されることもあります。

Q. 海外からのメールは何日以内に返信すべきですか？

ビジネスメールは24時間以内（翌営業日まで）の返信が世界共通のマナーです。回答に時間がかかる調査案件であっても、「受領したため確認中である」旨を当日中に一次返信するのが推奨されます。

2026年10月6日更新・モチタン辞典編集部