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電話に出れなくてすみませんのビジネス英語
ビジネスで「電話に出られなくてすみません」と折り返す基本表現はSorry I missed your call.です。クライアントや目上の相手には、より改まったI apologize for missing your call.やI apologize that I was unable to take your call.を用います。
折り返しの第一声では謝罪に続いて名乗り、不在だった理由を簡潔に添え、相手の用件を尋ねる流れがプロフェッショナルな標準対応です。
まず覚えるべき基本フレーズ3選
不在着信に気づいて電話を折り返す際、状況や相手との関係性に合わせて即座に使える代表的な表現は次の3つです。
- Sorry I missed your call.（お電話に出られず失礼いたしました / カジュアル〜一般的なビジネス）
- I apologize for missing your call.（お電話に出られませんでしたことをお詫び申し上げます / 取引先・フォーマル）
- I apologize that I was unable to take your call earlier.（先ほどはお電話を受けることができず、誠に申し訳ございませんでした / より丁寧な表現）
ビジネスの現場では、単に謝るだけでなく「なぜ出られなかったか」「どのような用件だったか」へ淀みなく進めることが求められます。まずは上記の定型フレーズを口からスムーズに出せるようにしておきましょう。
相手との関係性やビジネスの場面に合わせて3段階で使い分けます。
相手や丁寧度別の折り返し表現一覧
英語の謝罪表現は、相手との関係性や経過時間によって選ぶべき語彙が変わります。同僚にはsorryで十分ですが、重要なクライアントや上司に対してはapologizeを選択するのが適切です。
表は横にスクロールできます →
| 丁寧度・対象 | 英語フレーズ | 日本語訳 | 適した場面 |
|---|---|---|---|
| 丁寧（社外・目上） | I apologize for missing your call. | お電話に出られず大変失礼いたしました。 | 取引先・クライアントへの第一声 |
| 丁寧（社外・目上） | I apologize for not being able to take your call. | お電話を受けることができず申し訳ございませんでした。 | 改まった連絡、重要案件の相手 |
| 標準（社外・社内） | Sorry I missed your call. | お電話に出られず失礼しました。 | 普段やり取りのある社外担当者 |
| 標準（同僚・チーム） | Sorry I couldn't pick up earlier. | さっきは電話に出られなくてごめんね。 | 社内チャットや親しい同僚 |
| 時間経過（翌日以降） | I apologize for the delayed response to your call. | お電話への折り返しが遅くなり申し訳ありません。 | 翌朝や週明けに折り返す場合 |
「電話に出る」を表す動詞のニュアンスの違い
英語で「電話に出る」を意味する表現には複数の動詞があり、ビジネスにおける響きが異なります。
- take a call: 「（業務として）通話に応じる、電話を受ける」。ビジネスシーンで最も好まれる自然でフォーマルな表現です。
- answer the phone: 「受話器を取る、鳴っている電話に応答する」。動作そのものを指す中立的な表現です。
- pick up: 「受話器を持ち上げる」。口語的でカジュアルな表現のため、取引先への謝罪文ではtake a callやmiss your callを使うのが無難です。
take a call
- 通話に応じる、電話を受ける
- 業務として対応するニュアンス
- ビジネスで最も好まれる表現
answer the phone
- 受話器を取る、電話に応答する
- 動作そのものを指す表現
- 中立的なニュアンス
pick up
- 受話器を持ち上げる
- 口語的でカジュアルな表現
- 親しい間柄向きの表現
ビジネスの場ではフォーマル度の高い take a call を使うのが自然です。
次の疑問そもそも電話を取る・取れないといった基本動詞の使い分けに迷う場合は、電話に出る・出ないの英語表現を確認しておくと安心です。
電話での実践的な会話フロー
折り返しの電話では、次の4段階のステップで会話を組み立てると、落ち着いてプロフェッショナルな応対ができます。
- 名乗り（自分の名前と所属を伝える）
- 折り返しと不在の謝罪（お電話に出られなかったことを詫びる）
- 理由の簡潔な伝達（会議中だった等の理由を1文で添える）
- 用件の確認（用件を伺う）
取引先への折り返しロールプレイ
A: あなた（折り返す側）
B: 取引先担当者（着信元）
B: Hello, ABC Corporation, this is John Smith speaking.（もしもし、ABC社のジョン・スミスです。）
A: Hello, Mr. Smith. This is Kenji Sato from XYZ Company returning your call. I apologize for missing your call earlier; I was in a meeting. How can I help you today?（スミス様、こんにちは。
XYZ社の佐藤健二です。折り返しお電話いたしました。先ほどは会議に出ており、お電話に出られず大変失礼いたしました。本日はどのようなご用件でしょうか。）
B: Hi, Kenji. Thanks for calling back so quickly. I was calling regarding the project timeline...（健二さん、素早い折り返しをありがとうございます。
プロジェクトの進行スケジュールについてお電話したのですが……）
A: I see. Please go ahead.（承知いたしました。どうぞお話しください。）
通話の最後には、折り返しへの感謝を受け止め、Thank you for your time. Have a great day.（お時間をいただきありがとうございました。良い一日をお過ごしください）と締めくくります。
自分の名前と所属を伝える
電話に出られなかったことを詫びる
会議中だった等の理由を1文で添える
相手の用件を伺う
4つのステップ順に進めることで、落ち着いて用件の確認まで行えます。
電話だけでなく対面も含めた会話の流れをつかむには、英会話の総合ガイドが役立ちます。
通話の切り方や一般的な受け答えを確認したいときは、英語で電話をかける・切る表現を参考にしてください。
電話に出られなかった理由のスマートな添え方
ビジネスでは長々と言い訳を並べるとかえって不誠実な印象を与えます。電話に出られなかった理由は1文で簡潔に事実のみを伝えるのが鉄則です。
| 状況・理由 | 英語表現 | 日本語訳 |
|---|---|---|
| 会議中だった | I was in a meeting. | 会議中でした。 |
| 別の電話に対応中だった | I was on another call. | 別の電話に出ておりました。 |
| 席を外していた | I was away from my desk. | 席を外しておりました。 |
| 来客対応中だった | I was tied up with a client. | 来客対応中で手が離せませんでした。 |
| 移動中・運転中だった | I was commuting / traveling. | 移動中でした。 |
経過時間に応じた表現の使い分け
着信からどれくらい時間が経ってから折り返すかによって、添える単語を調整するとより状況に即した自然な響きになります。
- 数分〜1時間以内の折り返し: earlier（先ほど）や just now（たった今）を添えます。
例文: I am sorry I could not take your call earlier.（先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。） - 半日〜その日の終わりの折り返し: 折り返しが遅れたことへの配慮を足します。
例文: I apologize for the delay in returning your call. I was tied up all morning.（折り返しが遅くなり申し訳ありません。午前中ずっと手が離せませんでした。） - 翌日以降の折り返し: 日をまたいだことへの明確な謝罪を述べます。
例文: I apologize for not getting back to you yesterday.（昨日のうちにお返事できず、大変申し訳ありませんでした。）
着信からの時間経過に合わせて添える表現を調整します。
メールで折り返すビジネス文面テンプレ
相手が不在で電話が繋がらなかった場合や、時差がある海外拠点に対しては、メールで「お電話に出られず失礼しました」と連絡するのが確実です。
社外・取引先向けテンプレート
件名: Following up on your call - [Your Name] / [Your Company]（お電話の件について - [自社名] [氏名]）
本文:
Dear Mr./Ms. [Recipient's Last Name],
Thank you for your call earlier today. I apologize that I was unable to take your call as I was in a meeting.
I am writing to see how I can assist you. If it is convenient for you, please let me know a suitable time for a quick call, or you can reply to this email with your questions.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]
[Your Title / Company]
（日本語訳: [相手の姓]様。本日先ほどはお電話をいただきありがとうございました。会議中であったため、お電話を受けることができず大変失礼いたしました。
ご用件をお伺いしたくメールをお送りしております。もし差し支えなければ、お電話可能なお時間をお知らせいただくか、本メールにご質問をご返信いただけますと幸いです。お返事をお待ちしております。敬具 [氏名]）
英語の電話が苦手な場合のメール誘導フレーズ
英語での電話対応に不安がある場合、失礼にならずにテキストベースのやり取りへ誘導する文面を添えるのも実務上の知恵です。
- I am currently out of the office and may be difficult to reach by phone. Could you please let me know your inquiries via email?（現在外出中につき電話が繋がりにくくなっております。ご用件をメールにてお知らせいただけますでしょうか。）
- To make sure I address all your points accurately, could you kindly share the details via email?（ご用件に間違いなく正確に対応するため、詳細をメールにてご教示いただけますと幸いです。）
次の疑問着信から時間が経ってしまい文面でのお詫びを強めたいときは、返信が遅れた際のお詫び表現も参考になります。
留守電・SMS・取り次ぎの関連表現
電話に出られない場面では、折り返し以外にも留守番電話の設定、スマートフォンのSMSによる即時返信、同僚の不在時の取り次ぎなど多様な状況が発生します。
留守番電話（Voicemail）の応答メッセージ例文
不在時に相手に用件を残してもらうための標準的な自動応答アナウンスです。
Thank you for calling [Company Name]. This is [Your Name]. I am unable to take your call at the moment. Please leave your name, number, and a brief message, and I will get back to you as soon as possible. Thank you.
（[会社名]へお電話いただきありがとうございます。
[氏名]です。ただ今電話に出ることができません。お名前、お電話番号、簡単なご用件をメッセージに残していただければ、折り返しご連絡いたします。よろしくお願いいたします。）
SMS・チャットでのクイック返信短文
着信時にワンタップや短い入力で送れる緊急用の返信文です。
- I can't take your call right now. I will call you back shortly.（今電話に出られません。後ほどすぐ折り返します。）
- In a meeting until 3 PM. Will call you right after.（15時まで会議中です。終わり次第すぐにお電話します。）
- Sorry, I am tied up at the moment. Please text or email me if urgent.（すみません、現在手が離せません。緊急の場合はSMSまたはメールをください。）
同僚が電話に出られない場合の取り次ぎ表現
オフィスで同僚宛ての電話を取った際、本人が出られない状況を説明して折り返しを提案するフレーズです。
| 状況 | 英語フレーズ | 日本語訳 |
|---|---|---|
| 不在・手が離せない | He/She is unavailable at the moment. | あいにく席を外しております（手が離せません）。 |
| 会議中 | He/She is in a meeting right now. | あいにく別の会議に出ております。 |
| 別の電話中 | He/She is on another line at the moment. | あいにく別の電話に対応中でございます。 |
| 折り返しの提案 | Shall I have him/her call you back when he/she is free? | 手が空き次第、折り返しお電話させましょうか。 |
電話対応全体の定型文を幅広く確認したいときは、電話の英会話フレーズをご覧ください。
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理解度チェック
Q1. 取引先など社外の相手に電話を折り返す丁寧な表現はどれ？
- Sorry I couldn't pick up.
- I apologize for missing your call.
- Sorry I missed your call.
- Pick up the phone, please.
答えを見る
正解: B. I apologize for missing your call.
取引先や目上の相手には「apologize」を用いた「I apologize for missing your call.」が適しています。
Q2. ビジネスで最も好まれる「電話を受ける」の表現はどれ？
答えを見る
正解: B. take a call
「take a call」は業務として通話に応じるニュアンスがあり、ビジネスシーンで最も好まれる自然でフォーマルな表現です。
Q3. 電話に出られなかった理由を伝える際、適切な対応はどれ？
- 長文で詳しい経緯を述べる
- 理由を言わずに謝罪だけを繰り返す
- 1文で簡潔に事実のみを伝える
- 相手の用件を聞いた後に後から説明する
答えを見る
正解: C. 1文で簡潔に事実のみを伝える
言い訳を並べると不誠実な印象を与えるため、出られなかった理由は1文で簡潔に事実のみを伝えるのが鉄則です。
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よくある質問
- Q. リアルタイムで今出られないときは？
- 相手と通話がつながった状態で手短に切る場合はI'm sorry, I can't take your call right now. May I call you back in 10 minutes?（すみません、今電話に出られません。10分後にかけ直してもよろしいですか？）と伝えます。
- Q. 折り返し時の第一声で名乗る表現は？
- This is [名前] from [会社名] returning your call.（お電話を折り返しました、[会社名]の[名前]です）が最も標準的です。相手が誰からかすぐ把握できます。
- Q. 電話に気づかなかったと正直に言うべき？
- ビジネスでは「気がつかなかった」と言うより、I was away from my desk（席を外していた）やI missed your call（電話を取れなかった）と客観的な表現にとどめるのが好印象です。
- Q. 用件を聞く丁寧な英語フレーズは？
- 折り返しの挨拶の後に、How can I help you today?（どのようなご用件でしょうか）やCould you please tell me what this is regarding?（どのような件か伺えますか）と続けます。
- Q. 折り返したが相手が不在だったときは？
- 伝言や留守電にI am returning your call from earlier today. I will try calling you again later.（先ほどのお電話に折り返しました。また後ほどお電話いたします）と残します。
2026年10月8日更新・モチタン辞典編集部